「寝る前」または「朝イチ」に、私が必ず書くようにしている「TODOリスト」。1日のスケジュール帳ともいえます。わたし自身、書くのをサボっていた時期もありますが、最近は必ずかくようになりました。
頭で覚えられるから大丈夫
毎日同じことの繰り返しだから
書かなくても特に問題は起きてないし
という人は多いと思いますが、そういう人にこそオススメです。
ここで質問があります。
「今日は、いくつのタスクがあり、どれだけ達成できましたか？」もしくは「昨日は、どうでしたか？」
明確に答えられましたでしょうか？「TODOリスト」を書いている人にとっては、簡単に答えられる質問ですが、そうでない人にとっては難しかったのではないでしょうか。
人間の脳には「ワーキングメモリ」と呼ばれるものがあります。海馬で「短期的に記憶する情報」のことです。同時に保持できる情報には限界があり「およそ3つ」ほどだと言われています。スゴく優れた人でも「最大7つ」くらいです。
わたしの場合、TODOを紙に書き出したときの達成率は「約70％ほど」です。「80％」を超えると、かなり捗ったと言えるでしょう。
つまり、頭だけでTODOを管理した場合、その70%を達成できたとして「最大4つ」ほどしかタスクが終わりません。しかし、紙に書き出せば「10個以上」はTODOが出てくるはずです。その70%が達成できたとすれば「最低7個」はタスクを完了できます。
これが日々積み重なると考えると、大きな差になります。
ここで頭の中で管理する派の人が「いやいや、1個タスクが終われば次のタスクが出てくるから問題ないでしょう」と言うかもしれません。たしかに、その通りです。頭の中で管理していても、タスクは増えていき、実際には計算したよりも多くのタスクがこなせると思います。
とはいえ、「TODOリストを管理する」という作業を脳にずっとさせておくのは、脳のキャパシティを圧迫して、スゴくもったいないです。常に頭に情報を保持させておくわけですから、脳の疲労度も高まります。保持させておくためには何度も思い出したり、何度も確認する必要があるので、現在のタスクに集中のも難しくなります。
さらには、次のタスクに移るときにも「えっと〜、次は〜」と、いちいち考えないといけないので、思考を切り替える負担も脳にかかります。もっといえば、頭のなかだけで管理した場合は、タスク漏れが必ず出てきます。「あ、忘れてた」が絶対あるのです。
ですが、最初にすべてのTODOを書き出してしまえば、管理のために脳のキャパシティを使わなくて済みますし、紙を見れば一瞬で次のタスクを把握できるので、切り替えもスムーズです。
仕事を集中して行うためにも「TODO」は書き出して管理する。これを徹底してみてください。必ず生産性が高くなります。
ここまでは「TODOリスト」を書く基本的なメリットです。そして、意外なメリットとは「TODOリスト」は、できたことを記録する「ポジティブ日記」になるということです。
TODOリストを書いて、タスクを達成するごとに消していきます。そのときに「もう終わった！」「今日は調子がいいぜ！」「捗っているぞ！」とコメントを書いていくのです。もちろん、調子が悪い日もあると思いますが、そのときは「調子は悪いけど、ここまで終わったぞ！」「まあまたの出来じゃないか！」「意外と60％も達成できたぞ！」とポジティブに向かいうことができます。
そうすると、1日の最後に達成できたことを見返すことになりますから、すごく気持ちよく1日を終えることができるのです。頭だけでTODOを管理していると、人間の「ネガティブ本能」が働き、できていないことばかりを後悔することになります。しかし、「TODOリスト」を書くだけで、できたことを見返すことになりますから、自然とポジティブにシフトチェンジできるわけですね。
「仕事が捗らない人」や「ネガティブな人」は、「TODOリスト」を書くだけでかなり大きな変化を得られると思いますので、すごくオススメです。